De digitale sprong voor verenigingen

Verenigingen zijn druk met voorsorteren op de toekomst. Alleen op ICT-gebied lijken ze achter te blijven. Hoe kunnen verenigingen een digitale sprong maken? Gerrit Verrips, KNGF, en PeterSprenger, NEVOBO, geven tips.

Dit artikel verscheen in het magazine VM (verenigingsmanagement) en is geschreven door Jeanne Hoogers.


Gerrit Verrips is bij KNGF verantwoordelijk voor ICT en Facilitaire zaken. Peter Sprenger is voorzitter van de Nederlandse Volleybalbond en in het dagelijks leven CEO van Techonomy, gespecialiseerd in marketingtechnologie en digitale strategie. Beiden zien dat verenigingen moeite hebben om mee te doen met IT. Verrips vindt dat ook niet gek: “Verenigingen zijn met mensen en services bezig. Ze hebben vaak geen IT-strategie en weinig budget. De besluitvorming wordt door hele andere zaken gestuurd.“ Sprenger: “Verenigingen zijn vaak laat. Hoe later je innoveert, hoe goedkoper het wordt. Dat is dan weer een meevaller. Maar je moet voorkomen dat je tussentijds omvalt.”


Steeds hogere verwachtingen
Afwachten is niet langer de beste strategie, vinden beiden. Verrips: “IOT, AI, we hebben nu de technieken om alles wat we al hebben op te blazen, we zitten in een steile curve.” Sprenger: “Als ik kijk naar de NEVOBO zie ik een enorme verandering de afgelopen jaren: in de risico’s die we moeten nemen, de service die van ons verwacht wordt, in kennistransfers, opleidingen, partnerships met overheid en bedrijven.” Verrips onderstreept dit. “Alles versnelt, strategische cycli zijn maximaal twee jaar. Het is leuk en sympathiek dat mensen en organisaties zich in vrijwillig verband verenigen, maar de verwachtingen zijn steeds hoger.”


Voorsorteren op splitsing

Waar gaan we dan naartoe? Je zou je kunnen voorstellen dat er een splitsing ontstaat tussen aan de ene kant snel en goed service verlenen en dit zakelijk en meer ondernemend organiseren, en aan de andere kant netwerken, ontmoeten, inhoud ontwikkelen en delen in communities, met apps die dat ondersteunen. Sprenger: “In de sportwereld zien we dat al. De sportbonden groeien uit tot serviceplatformen en ze bouwen hele grote communities van mensen die actief met de sport bezig zijn, al dan niet in georganiseerd verenigingsverband. De volleybalbond heeft bijvoorbeeld het organiseren van het recreatieve beachvolleybal overgenomen van de commerciële aanbieder die daarmee ooit begon. De tachtigduizend deelnemers blijven ongebonden sporters, waar wij mee in contact zijn en die we aardig in beeld hebben. Beachvolleybal kunnen we nu wel meenemen in sponsorcontracten. En zo kunnen we zowel het beachvolleybal, de gewone competities en het meespelen in WK, EK of Olympische Spelen mogelijk maken. Het is een ingewikkeld spel, waar de ledenraad uiteindelijk groen licht voor moet geven.”


Open voor iedereen

Ook bij een beroepsgroep als de fysiotherapeuten speelt deze ontwikkeling. Verrips: “Er zijn 27.500 fysiotherapeuten geregistreerd in het kwaliteitsregister, die niet allemaal lid zijn van onze vereniging. Fysiotherapeuten oefenen hun vak uit in een praktijk die ze vaak zelf voeren, soms met hulp van een ondersteuner. De gemiddelde leeftijd van de leden is midden veertig. Jongere fysiotherapeuten stappen niet automatisch in. Ze zien niet meteen wat ze aan het lidmaatschap hebben. Er is bijvoorbeeld een actiegroep op Facebook met meer dan tienduizend leden. Ook wij moeten open zijn voor niet-leden.” Sprengers: “Hoe meer mensen zichzelf organiseren, hoe gemakkelijker ze iets met de vereniging doen. De route wordt steeds meer om mensen eerst te betrekken bij de community. Het lidmaatschap is niet langer de toegangspoort. Wij hebben bijvoorbeeld een app voor beachvolleybal. Die kun je gebruiken, daar hoef je geen lid voor te zijn.” Verrips: “In het veld zie je steeds meer spontane netwerken ontstaan.” Sprengers: “Apps als Slack helpen je daarbij.”


Twee vulkanen
Hoe kom je dan als vereniging tot een slimme IT-strategie? Sprenger: “Ik gebruik vaak het beeld van de twee vulkanen in IT. De ene is er voor het managen van processen en het verminderen van risico’s. De andere vulkaan gaat over gebruikers aan het stuur, kennis delen en informeren. Hoe sneller je deze twee bij elkaar brengt, hoe beter. Dat is je kans om je legacy te transporteren naar nu. Vervolgens ga je leden en medewerkers uitrusten met tools.” Verrips: “IT heb je nodig om mee te kunnen doen. Tussen jouw systeem en het systeem buiten moet wisselwerking kunnen plaatsvinden – zodat je jouw data en data van buiten met elkaar kunt verbinden. En je moet je snelheid van veranderen opvoeren.”

"Kies ervoor om alleen te investeren in de zaken die voor de toekomst relevant zijn zoals het ontwikkelen van je voelsprieten."

Slim IT kopen

  • Zorg vooraf dat je weet in IT-termen wat je vraagt. Kun je die vertaalslag niet zelf maken, haal die kennis dan in huis, schakel bijvoorbeeld een onafhankelijk adviseur in voor je een leverancier inschakelt.
  • Streef er niet naar voorop te lopen (behalve als je alles weet over IT) en adopteer wat bewezen werkt en betaalbaar is. Achterop lopen hoeft ook niet. Ook hier geldt: zoek een goede adviseur, iemand die je ook kan helpen te zien hoe je IT en de rest van de organisatie en haar doelstellingen kunt verbinden.
  • Voorkom dat IT-projecten uiteindelijk helemaal bij één persoon liggen. Omring degene die het project trekt met mensen die ermee gaan werken en maak voldoende tijd vrij om tijdens het project te leren, te volgen, te testen en te beoordelen wat er gebeurt. Ook hierin kan extern advies een rol spelen.
  • Natuurlijk doen de medewerkers van de leverancier hun uiterste best voor jou, maar ze hebben ook andere klanten. Zorg ervoor dat je terug kunt vallen op harde afspraken over wat er geleverd wordt.
  • Spreek heldere milestones en deliverables af. Tegenwoordig zal een leverancier ook vaak zelf voorstellen om het project in fasen (sprints) op te leveren. Stem de betaling af op het behalen van de milestones.
  • Maak je niet afhankelijk van één leverancier en kies niet blind voor één pakket voor alles.

De lessen

Fanbase
De eerste en belangrijkste les is, volgens Sprenger, om te zorgen dat jij degene bent die het meest weet over en van de doelgroep. Je moet er alles aan doen om met die groep in contact te zijn. Dus faciliteer zelforganisatie, want daardoor kun je relevante informatie binnenhalen. “Mijn zorg is dat er straks een organisatie is die meer weet over volleyballers dan wij. Neem een voorbeeld aan Coolblue. Zij weten alles over de customer journey en verder hebben ze ‘niets’.”

Mindset

“Het is een mindset, een cultuurverandering, dat moet je uitstralen”, vervolgt Sprenger. Hij ziet veel verenigingen die het proberen uit te zingen, met dalende ledentallen en dalende budgetten, terwijl de economie groeit. Je moet dus de beslissing nemen om daarmee te stoppen. Zet alles in op de sprong naar de toekomst, dus niet alleen de IT en de geruisloos werkende backoffice van de vereniging, en draag dat uit.

Voelsprieten

Verrips: “Er zijn mooie voorbeelden bij grote verenigingen. Kleine verenigingen worstelen vaak nog met de ledenadministratie. Kies ervoor om alleen te investeren in de zaken die voor de toekomst relevant zijn – zoals het ontwikkelen van je voelsprieten. Dat zijn nu vaak nog mensen, bij ons zijn dat bijvoorbeeld de rayonadviseurs. Zet vooral in op het omnichannel verzamelen van gegevens van je leden, achterban, doelgroep.”

Versimpel de organisatie
Hij gaat verder: “Werk ook aan je organisatie. Als je wilt aansluiten op communities en netwerken, kun je niet zelf een organisatie blijven met een ingewikkelde, getrapte structuur. KNFG heeft enorm ingezet op het versimpelen van de structuur, zodat we nu kunnen werken met ‘one member, one vote’ in de besluitvorming. Vanuit IT kun je dan online stemmen faciliteren. We hebben nu een proces waarin 1500 stemgerechtigden meestemmen over belangrijke besluiten in plaats van de regiobesturen of de aanwezige deelnemers in de ALV.”

Maatwerk

Verrips: “Wij zijn een kenniscentrum voor fysiotherapie. We zijn de landingsplek voor mensen die op inhoud met dit vak bezig zijn. Dan heb je een kleine, collectieve basis nodig en daarbovenop losse producten en diensten. We werken nu nog met dienstenpakketen, maar de techniek staat toe dat dit nog meer maatwerk kan worden.”

Vergeet offline niet
“Vraag je af hoe je online en offline op nieuwe manieren kunt verbinden”, adviseert Sprenger. “Ook puur fysiek kun je misschien nog enorm groeien, zelfs zonder online component. Een mooi voorbeeld is het ijsmuseum met één miljoen bezoekers per jaar, of kijk naar de festivalcultuur. Lokaal zijn verenigingen onverslaanbaar, raak dat niet kwijt.”

Slim inkopen

Verrips: “We zien overal in de media dat er veel geld verloren gaat door te lang door te werken aan een IT-project dat niet werkt. Er vindt echter steeds meer een vorm van ‘democratisering van software’ plaats, iedereen heeft makkelijker toegang tot hoogwaardige ICT-oplossingen. Het hoeft tegenwoordig lang niet altijd duur maatwerk te zijn en sommige open-source-oplossingen kunnen ook voor verenigingen werken. Ook zijn er steeds meer betaalbare oplossingen om verschillende systemen met elkaar te laten werken. Maar voor elke beslissing is kennis van IT nodig. Die hebben verenigingen te weinig, daar moet je iets voor verzinnen. Vertrouwen op je (volgende) leverancier is niet de oplossing, omdat die andere belangen heeft.”

Werk aan de top

“Soms moet je kiezen tussen een rode of een blauwe knop. Er is geen politiek compromis mogelijk, een beetje blauw met rood gaat niet lukken. IT vereist besluiten nemen en leiderschap. Kennis en inzicht over IT moet je echt op bestuurlijk niveau binnenhalen en verwerven. De top van de vereniging moet verstand hebben van de effecten van technologie; de digitale transformatie begrijpen en technologie hoog op de agenda hebben. Houd je er echt mee bezig: wat gebeurt er om ons heen, wat doen jongeren met IT?”

Meer IT in het team
IT’ers in vooral kleinere verenigingen hebben een eenzaam bestaan. Collega’s kloppen aan als iets het niet doet. Verder gaat de interesse vaak niet. Hef de eenzaamheid van de IT’er op door marketing/communicatie, backoffice/ledenservice en IT dicht bij elkaar te brengen en veel met elkaar te laten praten en samen te werken.

Morgen kan het anders zijn
Volgens allebei is het de kunst om steeds dichter op je leden of fans of community te zitten en te weten wat die wil. Maar technologie is niet statisch. Sprenger: “Je wilt wat nu kan, maar je weet nog niet wat morgen mogelijk is. Misschien wel iets wat jij nu zelf bedenkt.”

Branches waarin we werken: